Automatisierung für KMU

Systeme verbinden, Abläufe automatisieren, Datenflüsse stabil halten.

Viele Tools sind für sich gut – aber erst die Verbindung macht’s effizient. Wir automatisieren wiederkehrende Aufgaben, reduzieren manuelle Eingaben und sorgen dafür, dass Daten zwischen CRM, E-Mail, Formularen, Buchhaltung und Telefonie sauber fließen.

Weniger Klickarbeit

Routine-Aufgaben laufen automatisch im Hintergrund – dein Team bleibt bei den wirklich wichtigen Entscheidungen.

Weniger Fehler

Keine doppelte Dateneingabe, weniger Copy-Paste: Regeln sorgen für konsistente Daten und saubere Übergaben.

Schnellere Durchlaufzeiten

Leads, Anfragen und interne Freigaben werden schneller verarbeitet – ohne Wartezeiten durch manuelle Schritte.

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Immer dort, wo heute “Copy-Paste”, Excel-Listen, doppelte Dateneingabe oder manuelle Erinnerungen passieren, steckt Automatisierungspotenzial.

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Lead → CRM → Angebot

Formular/Telefonie/Termin erzeugt automatisch Lead, Aufgabe und Follow-up im CRM.

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Rechnungen & Belege

Belege einsammeln, ablegen, verschlagworten, an Buchhaltung/Steuerberatung weiterleiten.

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Support & Tickets

E-Mails klassifizieren, zustellen, Status setzen, Eskalation bei Fristen.

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Onboarding neuer Kunden

Ordnerstruktur, Willkommensmail, Checkliste, Zugänge, Projektboard – alles automatisch.

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Dokumente & Freigaben

Versionen, Freigaben, Erinnerungen, Ablage nach Regeln.

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Reporting

Statt alles manuell zusammenzusuchen, erstellt das System jede Woche automatisch eine E-Mail mit den wichtigsten Zahlen.

Tools, die angebunden werden können

Wir arbeiten mit sauberen Schnittstellen: API, Webhooks, E-Mail-Parser, Datenbank, CSV/Excel – je nachdem, was dein System hergibt.

Microsoft 365, Google Workspace, Zoho/Bigin CRM, 3CX/Telefonie, Webformulare, WordPress/Joomla, Shops, Kalender, Buchhaltung, Cloud-Speicher, WhatsApp/Telegram (wenn gewünscht), Datenbanken.

Beispiele aus der Praxis

  1. 1
    Kontaktformular → CRM → Termin

    Formular sendet Daten ins CRM, legt automatisch einen Kontakt an, erstellt eine Aufgabe und verschickt einen Terminlink.

  2. 2
    Anruf (Telefonie) → Ticket / Notiz → Rückruf

    Eingehende Anrufe werden dokumentiert, einem Kontakt zugeordnet und als Rückruf-Aufgabe vorbereitet.

  3. 3
    E-Mail-Anfrage → Angebotsvorlage → Freigabe

    Anfragen werden strukturiert erfasst, in Angebotsvorlagen überführt und intern zur Freigabe weitergeleitet.

  4. 4
    Dokument Upload → Ordnerstruktur → Benachrichtigung

    Dokumente werden automatisch korrekt abgelegt, versioniert und relevante Personen informiert.

  5. 5
    Rechnung erstellt → Zahlung → Status

    Zahlungseingänge werden erkannt und der Rechnungsstatus automatisch aktualisiert.

Automatisierung, die im Alltag wirklich funktioniert

Weniger Klickarbeit, weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten – und das ohne Chaos im System. Wir bauen dir einen klaren, wartbaren Workflow, der zu deinem Team passt (nicht umgekehrt).

  • Prozesse vereinfachen statt verkomplizieren
  • Schnittstellen sauber verbinden (CRM, Mail, Formulare, Tools)
  • Dokumentation & Übergabe, damit du unabhängig bleibst

In 3 Schritten zur Automatisierung

  1. Kurz-Analyse (Ist/Soll)
  2. Workflow-Plan + Tools
  3. Umsetzung + Test + Übergabe

✅ Wartbar & dokumentiert